Privacy verklaring Koning Mathildefonds (KMF)

Vanzelfsprekend respecteert de Koning Mathildefonds de privacywetgeving ter zake.
Wat dit concreet wilt zeggen, vindt u hieronder terug.

Hoe verzamelt de KMF persoonlijke gegevens?

• De KMF verzamelt enkel persoonlijke gegevens die u zelf aan ons meedeelt, of die derden aan ons meedelen in het kader van een door hen aangevraagde dienst (bv. in het kader van een kandidaatsdossier).

Welke persoonlijke gegevens verwerkt de KMF?

• De KMF verzamelt enkel persoonlijke gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van een door u (of door derden) aangevraagde dienst.
• Afhankelijk van uw verhouding met de KMF verzamelen wij verschillende types van persoonsgegevens. Voor onderstaande acties moeten verplicht volgende gegevens ingevuld worden:
  • Voor het aanmaken van een account op de website:
    Naam/voornaam/straat/nummer/land/postcode/gemeente/e-mail/paswoord (het paswoord is versleuteld in de admin van de website)
  • Voor het inschrijven van een evenement:
    Naam/voornaam/e-mail/straat/nummer/postcode/gemeente
  • Voor het bestellen van een publicatie:
    Naam/voornaam/e-mail/straat/nummer/postcode/gemeente
  • Voor het overmaken van een (online) gift:
    Bedrag/naam/voornaam/geslacht/e-mail/straat/nummer/postcode/gemeente
  • Voor het abonneren op een algemene of thematische e-news:
    Mailadres
  • Voor aanwerving en het verwerken van sollicitaties:
    Gegevens inzake opleiding en beroep zoals contactgegevens, persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geboortedatum, geslacht, professionele ervaring en opleiding
  • Voor het abonneren op Blikveld/Champ de vision
    Naam/voornaam/e-mail/straat/nummer/postcode/gemeente
  • Voor het indienen van een kandidaatsdossier
    • Informatie over het project: inhoud/timing/budget
    • Informatie over de organisatie: naam/datum oprichting/nationaal nummer/telefoonnummer/juridisch statuut/adres maatschappelijke zetel
    • Financiële informatie: Naam bank/IBAN-bankrekeningnummer/BIC Code
    • Informatie over de contactpersoon van de organisatie: aanspreektitel/naam/voornaam/e-mailInforma
    • tie over de verantwoordelijk van het project: aanspreektitel/naam/voornaam/e-mail

Wanneer en waarom verwerkt de KMF persoonlijke gegevens?

• De KMF verzamelt en verwerkt uw gegevens voor het uitvoeren van de gevraagde diensten:
• Bij het aanmaken van een account op de website geniet u het voordeel van een prefilling indien u later op een andere dienst van KMF beroep doet
• De KMF verwerkt deze gegevens enkel in bepaalde gevallen:
  • indien u hier expliciet de toestemming voor gaf;
  • of, indien de verwerking nodig is om een door u gevraagde dienst te leveren (bv. uw adres om een publicatie op te sturen of uw bankrekeningnummer om financiële steun uit te keren);
  • of, indien we wettelijk verplicht zijn om de gegevens te verwerken (bv. uw rijksregisternummer om een fiscaal attest te kunnen aanleveren);
  • of, indien het van publiek of legitiem belang is (bv. bekendmaking op onze website van organisaties en personen die financiële steun ontvingen).

Hoe behandelt de KMF persoonlijke gegevens?

• Gegevens van minderjarige personen en gevoelige persoonlijke gegevens (bv. gezondheidsinformatie of bankrekeningnummer) worden altijd confidentieel behandeld en nooit openbaar gemaakt.
• Uw gegevens worden enkel gebruikt in functie van de door u gevraagde dienst (tenzij er voldaan wordt aan de voorwaarden zoals beschreven in de paragaaf hierboven):
  • Schrijft u zich bijvoorbeeld in voor één of meerdere nieuwsbrieven, dan gebruiken wij uw gegevens enkel om u deze nieuwsbrieven te bezorgen. Elke nieuwsbrief geeft u ook de mogelijkheid om u uit te schrijven
• We geven uw contactgegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden
• Wij delen uw persoonsgegevens met dienstverleners van de KMF voor zover als nodig voor de uitvoering van de dienstverlening.
• Wij geven uw gegevens door aan derden buiten onze organisatie wanneer dat nodig is voor de behandeling van uw gift en/of de fiscale gevolgen ervan of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zouden zijn (bijv. bij het doen van een gift werken we samen met het bedrijf Ingenico Payment Services).
• Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden zonder uw toestemming.
• Wij verzekeren dat een doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land zal gebeuren met inachtneming van de nodige garanties.
• Onze website maakt gebruik van sociale media plugins die het mogelijk maken u te linken naar onze sociale media kanalen of die u in staat stellen om content te delen op uw sociale media kanelen. Deze sociale media kanalen zijn Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube). Indien op u dergelijke link klikt, kan het zijn dat de hiervoor vermelde sociale media partners persoonsgegevens verzamelen, zoals persoonsgegevens betreffende uw profiel.
• Wij staan niet in voor hoe deze sociale media partners uw persoonsgegevens gebruiken. In dergelijk geval zullen zij optreden als verwerkingsverantwoordelijke. Ter uwe informatie sommen we hieronder de relevante links op (deze kunnen evenwel van tijd tot tijd veranderen):
  • Facebook
  • Instagram
  • kedIn
  • Twitter
  • YouTube

Hoe lang bewaart de KMF persoonlijke gegevens?

• De KMF verbindt zich ertoe uw gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor onze dienstverlening binnen het doel waarvoor we deze hebben verzameld:
  • Voor inschrijving van evenementen: enkel voor opvolging van het evenement zelf (en nasturen publicatie over het evenement), gedurende 2 jaar
  • Voor (online) giften: gedurende 2 jaar (bezorgen van het fiscaal attest en de na-administratie)
  • Voor het bestellen van publicaties: gedurende 1 jaar
  • Voor abonnementen op blikveld/champ de vision: 1 jaar
  • Gegevens met als doel aanwerving en het verwerken van sollicitaties: 3 jaar.
• De KMF kan daarnaast beslissen om bepaalde gegevens op een geaggregeerde manier te verzamelen op langere termijn om de eigen werking te evalueren en bij te sturen (bv. uitgekeerde steun over de jaren heen). Individuele identificatie van personen is hierbij niet aan de orde.
• U heeft steeds het recht uw toestemming in te trekken. Indien u uw toestemming intrekt of indien u zich verzet zich tegen de verwerking van persoonsgegevens, en dergelijk verzet wordt weerhouden, dan zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen evenwel die persoonsgegevens noodzakelijk om uw voorkeur naar de toekomst toe te respecteren, bijhouden.

Bewaart de KMF mijn persoonlijke gegevens op een veilige manier?

• Uw gegevens worden op een veilige manier behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en –maatregelen om uw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Deze technologieën en –maatregelen worden op geregelde tijdstippen getest en bijgesteld indien nodig.
• De KMF werkt voor de beveiling van de website en alle andere servers samen met Zionsecurity, een gespecialiseerde partner in beveiliging.
• Moest er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
• Het aantal medewerkers dat toegang heeft tot uw gegevens is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot uw persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren
• Wanneer we persoonsgegevens daadwerkelijk delen met externe partijen wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin steeds voldoende (technische) maatregelen moeten worden opgenomen zodat de beveiliging van uw gegevens zo goed als mogelijk gegarandeerd is.

Wat kan ik zelf doen i.v.m. mijn persoonlijke gegevens?

• Wilt u iets wijzigen in uw contactgegevens, kunt u dat zelf doen in Mijn KMF
• U heeft het recht ‘vergeten’ te worden. Neem daarvoor contact met [email protected]
• U kan op elk moment de persoonlijke gegevens die de KMF over u verwerkt, inzien en eventueel onnauwkeurige of onvolledige gegevens laten verbeteren of verwijderen. Indien u over een KMF profiel beschikt, kunt u zelf uw persoonlijke gegevens wijzigen of verwijderen.
• Indien u van mening bent dat uw gegevens foutief behandeld worden, kan u klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel ([email protected]).

Aanpassingen aan de privacy policy

• Van tijd tot tijd kunnen wij wijzigingen aanbrengen aan deze privacy policy. De meest recente versie van de privacy policy kan altijd geconsulteerd worden op de website.

Cookie-beleid

• De KMF gebruikt cookies om uw surfervaring gemakkelijker en aangenamer te maken en om de inhoud van haar website beter af te stemmen op uw behoeften en voorkeuren. U vindt een nota over ons cookie-beleid op onze website.

Nog vragen of bedenkingen?

Mail [email protected]